Destination : un Système de gestion de l’information

PAR MICHELLE MEILLEUR

La mise en oeuvre du Système de gestion de l’information dans les organismes d’AFB en Ontario est en plein déroulement. Au moins une personne par organisme a assisté à la formation, le logiciel est installé et l’entrée des données est en cours présentement en vue de la première transmission des données au ministère de la Formation et des Collèges et Universités (MFCU).

Cette base de données représente un moyen efficace de compléter et d’acheminer les rapports à soumettre au MFCU. Une fois l’entrée des données complétée dans le programme, cela permettra une plus grande efficacité et réduira le temps requis pour la saisie des données mensuelles et des renseignements concernant les nouveaux apprenants, les ateliers et les services. La base de données est munie de mécanismes pour transférer les données via l’Internet. L’administratrice ou l’administrateur du Système de gestion de l’information n’aura qu’à choisir un champ d’information spécifique, le logiciel fera l’extraction des données, et avec un clic de la souris, les données brutes seront transmises.

L’entrée des données obligatoires en vue des rapports au Ministère est une fonction qui n’est disponible que dans cette base de données. Dès le début du projet, le comité consultatif a mené une recherche pour déterminer les autres outils qui seraient utiles à la gestion des programmes d’AFB. Les organismes peuvent consigner des informations sur leurs contacts qui sont retrouver rapidement, rattacher des notes spécifiques dans certaines sections du programme, entrer des informations supplémentaires dans les dossiers des apprenants et définir des champs pour répondre aux besoins de l’organisme.

Les compétences en informatique des utilisateurs du logiciel se sont sûrement améliorées depuis l’introduction de cette base de données. Le moyen de formation offert aux utilisateurs pour qu’ils se familiarisent avec le logiciel est un autre élément qui a pu favorisé ces nouvelles connaissances. Une formation en-ligne organisée grâce au logiciel Centra, a facilité la formation à distance synchronisée dans un environnement de classe virtuelle en temps réel. Cette méthode comportant une nouvelle technologie et un mode de formation innovateur pour tous, à été bien reçue par les participants. Tout s’est déroulé à distance : l’installation de Centra sur l’ordinateur, la création du profil individuel du système et la participation aux sessions de formation. L’accès à cette nouvelle technologie de pointe nous a donné un aperçu des possibilités que nous confèrent un ordinateur et une ligne Internet.

Le Centre AlphaPlus continue la gestion de ce projet et s’engage à appuyer les utilisateurs du Système de gestion de l’information en offrant un soutien technique disponible par téléphone ou via les forums de discussion sur AlphaCom. La formation en ligne est toujours disponible pour les nouveaux utilisateurs, ainsi que pour les informer des modifications apportées au Système.

Michelle Meilleur travaille pour le Centre AphaPlus à titre de conseillère pour la communauté francophone.