Literacy Basics - Community Literacy of Ontario

Les réunions du conseil d'administration

Les organismes constitués en personne morale sont tenus par la loi de réunir périodiquement leurs membres. Cela se traduit souvent par l'organisation d'une assemblée générale annuelle regroupant l'ensemble des membres et la tenue de réunions plus fréquentes du conseil d'administration. Les réunions du conseil sont parfois trimestrielles, mais plus souvent mensuelles ou bimensuelles, et leur fréquence est établie dans les règlements. Les administrateurs y assistent et y tiennent des votes.

D'autres membres de l'organisme et des invités spéciaux peuvent également y assister, mais généralement, en qualité de visiteurs dénués de droit de vote. Le directeur général y participe également à titre de membre d'office (sans droit de vote) du conseil d'administration.

De nombreux organismes sans but lucratif suivaient auparavant le Robert's Rules of Order pour structurer leurs réunions, mais le style parlementaire de cet ouvrage était souvent trop nébuleux et soutenu pour les administrateurs bénévoles. Les conseils d'administration ont depuis adopté de nombreuses ressources, faciles à lire et à comprendre, pour diriger leurs réunions de façon efficace et conforme à la structure de gouvernance de leur organisme.

Le fait que ces réunions constituent une obligation légale des conseils ne doit pas les empêcher de représenter une étape satisfaisante et productive du cycle de gouvernance. Pour être efficaces, ces réunions doivent :

• être dotées d'un objectif;
• être annoncées avec suffisamment d'avance et s'accompagner des documents appropriés pour que les administrateurs puissent s'y préparer;
• être dirigées adéquatement par le président;
• suivre les procédures appropriées et respecter le temps d'intervention des administrateurs;
• s'accompagner de documents de soutien tels que des rapports, un ordre du jour et des procès-verbaux rédigés clairement;
• être menées dans le respect des participants et de leurs interventions;
• comprendre une plage horaire consacrée aux relations sociales et au réseautage;
• produire des résultats ou des mesures de suivi;
• être documentées dans un procès-verbal.

Selon Carter McNamara, auteur et formateur chevronné en administration des organismes sans but lucratif, la mauvaise gestion de l'horaire, la participation insuffisante des administrateurs et le manque de temps pour consulter les documents de soutien au préalable expliquent le plus souvent la faible productivité des réunions.

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